Lancer une alerte concernant la Chambre de Commerce
(version du 25 Février 2025)

La loi du 16 mai 2023 portant transposition de la directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 sur la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l’Union (ci-après, la « Loi du 16 mai 2023 ») a pour objectif de protéger les personnes qui signalent (communément appelées « Lanceurs d’alerte »), dans un contexte professionnel, des violations (ci-après, le(s) « Signalement(s) »).

Conformément à cette loi, la Chambre de Commerce a mis en place un canal permettant aux Lanceurs d’alerte d’effectuer des Signalements internes de violations.

Un Lanceur d'alerte (ci-après, appelé conformément aux termes de la Loi du 16 mai 2023 « Auteur de signalement ») est une personne qui communique des informations sur des violations, qui seraient commises par la Chambre de Commerce. (voir la liste détaillée des Auteurs de signalement possibles sous le point 5).

Les violations pouvant faire l’objet d’un Signalement sont tous les actes ou omissions qui sont :​

• illicites ; ou ​

• contraires à l’objet ou à la finalité des dispositions du droit national ou européen d’application directe ;

(ci-après la/les « Violation(s) »).

Un Signalement peut concerner, notamment : 

• des activités criminelles : par exemple l’organisation de fausses facturations pour détourner des fonds appartenant à la Chambre de Commerce vers des comptes personnels ; ​

• le non-respect de toute obligation légale ou réglementaire : par exemple l’omission volontaire de déclarer des revenus imposables auprès des autorités fiscales ;

• des pots-de-vin ou de la corruption : par exemple le fait d’accepter un pot-de-vin ou des cadeaux coûteux pour la signature d’un contrat conclu par la Chambre de Commerce ;​

• la divulgation non-autorisée d’informations confidentielles : par exemple la transmission à un tiers de données sensibles relatives à la Chambre de Commerce comme les plans stratégiques ;

• un comportement qui nuit à la situation financière de la Chambre de Commerce : par exemple la conclusion d’un contrat désavantageux en connaissance de cause ;

• des conflits d'intérêts ou une prise illégale d'intérêts : par exemple un cadre supérieur fait pression pour qu'un contrat soit attribué à une société où il détient des parts sans divulguer ce lien ; 

• la dissimulation délibérée de l’une des problématiques susmentionnées : par exemple l’intimidation d’un collaborateur pour qu’il ne dénonce pas une activité illégale ou encore la destruction de documents prouvant des activités de corruption ;

• un manquement aux droits de l’homme.

Le Signalement interne consiste à communiquer oralement ou par écrit des informations sur des Violations au sein de la Chambre de Commerce via le canal de signalement interne que la Chambre de Commerce a spécialement mis en place conformément à la Loi du 16 mai 2023.

Ce canal de signalement interne est conçu, mis en place et géré d'une manière sécurisée qui garantit la confidentialité de l'identité de l’Auteur de signalement et de toute autre personne mentionnée dans un Signalement.

Pour assurer un fonctionnement optimal du Signalement interne, la Chambre de Commerce a fait appel à Arendt & Medernach S.A., qui met à disposition son infrastructure pour le canal de signalement et son expertise dans le traitement des Signalements.

Le Signalement interne peut être effectué dès que possible après la survenance de la Violation ou la prise de connaissance de la Violation ou de la Violation potentielle:

par écrit :

• soit par e-mail : cdc.whistleblowing@arendt.com

• soit par voie postale : Arendt & Medernach S.A. c/o Procédures d’alerte, 41 avenue JF Kennedy, L-1855 Luxembourg

ou oralement, sur demande adressée par le Lanceur d’alerte (par e-mail ou par voie postale aux adresses ci-dessus), dans le cadre d'une rencontre en personne acceptée dans un délai raisonnable.

Le Signalement interne, réalisé de préférence en français ou anglais, devrait indiquer:

1. la nature de la Violation ;

2. l’identité de la / des personne(s) concernée(s) à qui est imputée la Violation ;

3. les date(s) et heure(s) auxquelles la Violation a été commise ou constatée ;

4. la durée apparente de la Violation ;

5. les noms des éventuels témoins de la Violation ; et

6. les mesures déjà prises (le cas échéant) par la Chambre de Commerce pour prévenir ou faire cesser la Violation.

Les informations fournies par l’Auteur d’un Signalement seront gérées de manière confidentielle dans la mesure du possible et conformément aux obligations légales de la Chambre de Commerce et à son obligation de procéder à un examen approfondi du Signalement.

Lorsque l’Auteur du Signalement demande l’anonymat ou a fait un Signalement interne de manière anonyme, son nom, son sexe et toute autre information qui pourrait permettre de l’identifier ne seront pas divulgués. Toutefois, selon les circonstances, l’anonymat pourra éventuellement empêcher l’entrée en contact avec l’Auteur du Signalement et ainsi l’obtention d’informations nécessaires et utiles afin de réaliser des investigations relatives à la Violation ayant fait l’objet du Signalement interne. De la même manière, l’anonymat pourra éventuellement empêcher la réalisation d’investigations complètes et/ou adéquates.

Toute personne ayant (ou ayant eu) un lien professionnel avec la Chambre de Commerce peut effectuer un Signalement, à savoir les :

• salariés (actuels ou anciens), stagiaires, apprentis de la Chambre de Commerce ;

• personnes en cours de recrutement au sein de la Chambre de Commerce ;

• salariés des contractants, sous-traitants et fournisseurs de la Chambre de Commerce, et les personnes impliquées dans les négociations précontractuelles ;

• bénévoles ;

• travailleurs indépendants en contact d’affaires avec la Chambre de Commerce ;

• membres des organes de gouvernance (membres élus effectifs et suppléants de l’Assemblée plénière) ; et

• entités juridiques appartenant aux Auteurs de signalement ou pour lesquelles ils travaillent, ou encore avec lesquelles ils sont en lien dans un contexte professionnel.

Un accusé de réception sera envoyé à l’Auteur du signalement dans les sept (7) jours suivants la réception du Signalement interne.

Il recevra communication, au plus tard dans les trois (3) mois suivant le Signalement, d’un retour d’information sur les mesures envisagées ou prises, par la Chambre de Commerce, au titre du suivi pour évaluer l’exactitude des allégations formulées dans le Signalement et, le cas échéant, pour remédier à la Violation signalée, y compris par des mesures telles qu’une enquête interne, des poursuites, une action en recouvrement de fonds, ou la clôture de la procédure et sur les motifs de ce suivi.

La Chambre de Commerce veillera, dans la mesure du possible, à ce qu’après la finalisation de l’enquête, l’Auteur du Signalement soit informé des conclusions générales de celle-ci et des mesures prises ou à prendre le cas échéant.

Les données à caractère personnel des Auteurs de signalement et des personnes concernées par le Signalement et ou l’enquête qui s’ensuit sont traitées par la Chambre de Commerce et Arendt & Medernach S.A. conformément au Règlement UE 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données) et aux lois luxembourgeoises sur la protection des données à caractère personnel.

Toutes les informations relatives à ces traitements sont disponibles dans les notices accessibles via les liens ci-dessous:

Télécharger la notice d’information CC

Télécharger la notice d’informations Arendt