La facturation électronique : une nouvelle obligation pour les marchés publics

Le projet de loi modifiant la loi du 16 mai 2019 relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics et des contrats de concession a fait l’objet d’un premier vote constitutionnel ce 02 décembre 2021.

Afin de soutenir l’ensemble des entreprises luxembourgeoises dans la mise en œuvre d’un système de facturation électronique, la Chambre de Commerce lancera à partir de janvier 2022 une campagne de sensibilisation, ainsi que des séances d’informations dans le cadre de cette nouvelle législation (E-invoicing ou electronic invoicing).

En effet, que ce soit pour les petites, moyennes et grandes entreprises, la facturation électronique sera obligatoire pour les marchés publics dès 2022 et donnera lieu à différentes phases en fonction de la taille de l’entreprise. Force est de constater qu’un grand nombre d’entreprises ne sont pas informées par cette obligation. Par conséquent, la Chambre de Commerce organisera à partir de janvier 2022 des séances d’information afin de les sensibiliser et de leur donner la possibilité d’échanger avec des experts en la matière.

En plus de ces webinaires gratuits, la Chambre de Commerce publiera un guide pratique rassemblant l’ensemble des informations utiles concernant la facturation électronique : présentation du cadre réglementaire, explication de la facturation électronique, avantages, témoignages, introduction des différents types d’accompagnement et nombreuses informations pratiques. La Chambre de Commerce accompagnera les entreprises luxembourgeoises dans cette transition digitale afin qu’elle soit une opportunité de développement de services et de réduction des coûts.

Un accompagnement sur mesure sera proposé afin de mettre en œuvre une solution de facturation électronique dans l’entreprise avec le programme Fit 4 Digital Packages. Cet accompagnement permettra de bénéficier d’une subvention à hauteur de 5.000 euros délivrée par la direction générale des classes moyennes du ministère de l’Économie en collaboration avec Luxinnovation et la House of Entrepreneurship.

Pour être éligible et bénéficier de ce soutien, une entreprise doit répondre aux critères cumulatifs suivants :

• avoir son siège social au Luxembourg
• avoir 50 salariés au maximum
• disposer d’une autorisation d’établissement octroyée par la Direction générale des Classes moyennes
• ne pas mener une activité exclue des aides étatiques, telle que visée par la réglementation

La Chambre de Commerce informera également les entreprises au sujet des nouvelles opportunités au niveau des services à valeur ajoutée à développer dans le contexte de la facturation électronique.

Cadre légal de la facturation électronique dans le cadre des marchés publics

Le projet de loi n°7750 a pour objet de modifier la loi du 16 mai 2019 relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics et des contrats de concession afin de rendre l’utilisation de la facture électronique obligatoire dans le cadre des marchés publics et des contrats de concession.

La Chambre de Commerce soutient pleinement l’initiative à la base de ce projet de loi, le recours à la facturation électronique pouvant à terme être source de simplification administrative permettant d’accélérer et de simplifier la procédure de facturation, tout en en réduisant les coûts pour les entreprises.

Quelles incidences pour les opérateurs économiques ?

Le projet de loi entend rendre obligatoire l’émission de factures électroniques par les opérateurs économiques dans le cadre de marchés publics ou de contrats de concession, ceci dans l’optique d’inciter les entreprises à se doter rapidement des moyens nécessaires pour émettre, transmettre et éventuellement recevoir des factures électroniques.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Le projet de loi définit la facture électronique comme étant : « une facture qui a été émise, transmise et reçue sous une forme électronique structurée qui permet son traitement automatique et électronique, toute demande de paiement équivalente qui remplit ces mêmes conditions ou tout document ou message qui modifie la facture initiale et y fait référence de façon spécifique et non équivoque qui remplit ces mêmes conditions ».

Champ d’application de l’obligation d’émettre des factures électroniques :

Le projet de loi s’appliquera à toute facture émise par un opérateur économique à destination d’un pouvoir adjudicateur ou d’une entité adjudicatrice.

Comme relevé par le Conseil d’Etat dans son dernier avis du 26 octobre 2021 : « D’après la loi sur les marchés publics, tout contrat « entre un ou plusieurs opérateurs économiques et un ou plusieurs pouvoirs adjudicateurs et ayant pour objet l’exécution de travaux, la fourniture de produits ou la prestation de services » est « un marché public ».

Le Conseil d’État en a déduit que la notion de « marché public » n’était pas limitée aux seuls contrats passés à l’issue d’une procédure formelle de soumission de sorte que « tout achat de l’État, d’une commune, etc. devra dorénavant être facturé électroniquement. »

Par dérogation, l’obligation d’émettre des factures électroniques ne s’appliquera pas aux marchés publics qui seront conclus :

• dans le cadre de la coopération au développement ;
• par des représentations diplomatiques ou par des consulats ;
• dans le cadre de la participation du Grand-Duché de Luxembourg à des expositions internationales à l’étranger ; ou
• dans le cadre de visites d’État, de visites officielles ou de visites de travail à l’étranger.

L’obligation d’émettre des factures électroniques se limitera donc dans un premier temps aux relations « business to government » (B2G), les relations entre entreprises (B2B) ou entre entreprises et consommateurs (B2C) ne seront pas concernées.

Quelles solutions techniques ?

• Utilisation d’un seul et même réseau de livraison commun pour la réception des factures électroniques
  Le projet de loi prévoit l’obligation pour tous les pouvoirs adjudicateurs et entités adjudicatrices d’utiliser pour la réception automatisée des factures électroniques, le même réseau de livraison commun interopérable et ouvert, ceci dans un souci de cohérence et dans le but d’éviter de contraindre les opérateurs économiques à mettre en place et à utiliser différentes solutions techniques en fonctions des exigences de chaque destinataire des factures électroniques.
• Mise en place de solutions techniques alternatives pour les opérateurs économiques
  Le projet de loi prévoit encore que pour répondre aux besoins des opérateurs économiques qui ne disposeraient pas encore de capacités d’émission et de transmission automatisées de factures électroniques via le réseau de livraison commun, des solutions techniques alternatives non automatisées seront mises à disposition des opérateurs économiques.

A partir de quand ?

• Le principe général :

Concernant l’obligation pour les opérateurs économiques d’émettre des factures électroniques, le projet de loi prévoit une entrée en vigueur de cette obligation 5 mois après l’entrée en vigueur de la nouvelle loi.

• Les exceptions :
  Par dérogation au délai précité, le projet de loi prévoit une entrée en vigueur échelonnée de cette obligation en fonction de plusieurs conditions inhérentes à la taille de l’opérateur économique concerné.
  
  Ainsi, il est prévu :

1. application au plus tard 10 mois après l’entrée en vigueur de la loi, pour les opérateurs économiques qui à la date de clôture du bilan de l’année 2019, ne dépassent pas les limites chiffrées d’au moins deux des trois critères suivants :
   a) total du bilan : 20 millions d’euros ;
   b) montant net du chiffre d’affaires : 40 millions d’euros ;
   c) nombre des membres du personnel employé à plein temps et en moyenne au cours de l’exercice : 250.
2. application au plus tard 15 mois après l’entrée en vigueur de la loi, pour les opérateurs économiques qui à la date de clôture du bilan de l’année 2019, ne dépassent pas les limites chiffrées d’au moins deux des trois critères suivants :
   a) total du bilan : 4,4 millions d’euros ;
   b) montant net du chiffre d’affaires : 8,8 millions d’euros ;
   c) nombre des membres du personnel employé à plein temps et en moyenne au cours de l’exercice : 50
3. application au plus tard 15 mois après l’entrée en vigueur de la loi pour les opérateurs économiques à qui il est matériellement impossible de fournir, pour l’année 2019, les limites chiffrées d’au moins un des trois critères visés.